La facturación consumen tu tiempo y energía

Según un informe reciente, los autónomos dedican el 23 % de su tiempo de trabajo a realizar actividades administrativas, como la creación y el envío de facturas, el pago de gastos y la lucha por mantener las finanzas bajo control. 

Entonces, si trabajas 40 horas por semana, eso significa que se dedican 9.2 horas a la administración. Eso es un día de trabajo completo que la mayoría de los autónomos tenemos que gastar en trabajos aburridos y poco rentables.

Y aunque no te paguen por administrar la administración de tu empresa, estas tareas son tan cruciales como tus horas facturables. Si no se gestiona, puede dar lugar a retrasos en los pagos y ruptura de relaciones con los clientes (quizás incluso con las autoridades).

Trabajar por cuenta propia es como cualquier otra pequeña empresa 

Un negocio independiente es similar a una pequeña empresa en muchos aspectos. Ambos manejan una base de clientes o clientes más pequeños y tienen un presupuesto más limitado. Pero hay diferencias relevantes entre los dos. 

Como ya hemos establecido, los autónomos generalmente trabajamos por nuestra cuenta. Las pequeñas empresas pueden comenzar solas, pero su objetivo siempre es crecer y eventualmente contratar a más empleados para que la carga de trabajo sea más manejable.

Otra diferencia importante son las obligaciones fiscales entre ambos.

Es posible que algunos trabajadores independientes no necesiten tener una licencia comercial (según las regulaciones locales), mientras que las pequeñas empresas deben lidiar con los impuestos, los empleados y el cumplimiento por sí mismas.

Muchas de las soluciones de contabilidad populares en el mercado están diseñadas para pequeñas empresas y, por lo tanto, no satisfacen las necesidades de los trabajadores autónomos.

Por suerte, esto está cambiando. Hoy en día, hay una variedad de opciones de administración de empresas diseñadas específicamente para autónomos y emprendedores independientes. Un ejemplo perfecto es Xolo, que nos permite a los autónomos enviar fácilmente facturas que cumplen con el IVA a sus clientes en la UE, EE. UU. y Canadá, sin registrar una empresa.

La guía definitiva para optimizar tu facturación y cobro

Establecer términos claros con los clientes

Según Boston Consulting Group, negociar con los clientes es uno de los principales desafíos que nos enfrentamos los trabajadores independientes. Corresponde a los autónomos establecer sus reglas de contratación para el pago, desde el inicio del proyecto. La transparencia y la buena comunicación son claves para establecer una relación de trabajo positiva.

Antes de trabajar con un nuevo cliente, establece las condiciones y políticas de pago desde el principio. Ser sincero al comienzo de cada nuevo proyecto puede salvarlo de posibles problemas en el futuro. 

Aquí hay algunos parámetros clave para discutir antes de ponerse a trabajar:

• Métodos de pago
• Tarifas
• Plazos
• Cuotas adicionales
• Sanciones
• Etc

Establece un calendario claro de facturación

Querrás establecer un calendario de facturación definido desde el comienzo del proyecto. Esto facilita el seguimiento de los pagos de tus clientes y evita olvidarse de los saldos pendientes. La clave para un negocio independiente exitoso es tener un plan y apegarse a él.

¿Cómo debes decidir cuándo facturar por trabajo freelance? En general, se flexible en el tipo de trabajo:

• Para trabajos más cortos o únicos, factura inmediatamente después de completar el trabajo.
• Para trabajos más largos o en curso, facture por hito o semanalmente o mensualmente.

Si un proyecto lleva más tiempo, no querrás trabajar durante meses sin que te paguen. También correrás el riesgo de perder el dinero de meses si el cliente (*toca madera*) te oculta.

Automatiza las tareas repetitivas

A los autónomos se les paga por su tiempo y experiencia. Es por eso que debes ver el tiempo como un bien preciado, ¡porque lo es! En lugar de dedicar demasiado tiempo a facturar manualmente, automatiza todo el proceso.

Las soluciones de software están diseñadas para automatizar tareas para ti. Algunas de las características que ofrecen incluyen:

• Configuración de calendarios de facturación recurrentes
• Envío de notificaciones y recordatorios a clientes
• Aceptar pagos a través de varias pasarelas de pago de terceros
• Creación y procesamiento de facturas para clientes.
• Envío de estas facturas a los clientes

También puedes automatizar tus cálculos de impuestos, incluido el IVA. Lo que es más importante, garantiza el cumplimiento y te impide incurrir en responsabilidades con las autoridades locales.

¿Cuáles son los beneficios de automatizar su proceso de facturación y facturación? 

• Te ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo.
• Minimiza las posibilidades de error en los cálculos.
• Realiza un seguimiento de todos sus saldos pendientes con tus clientes para que nunca olvides un pago

Diseño de facturas profesionales

Las facturas son un reflejo y una representación de ti mismo y de tu marca. Por lo tanto, debes prestar atención al diseño y asegurarte de que esté pulido y sea profesional. Tu factura puede ser tan única como tú, pero ten cuidado de diseñar una factura que sea clara (y que no genere confusión), legible y profesional. 

Aquí hay una lista rápida de los elementos imprescindibles de la factura: 

• Tu información de contacto
• La información de contacto de su cliente
• Descripción de los Servicios
• Métodos de pago
• Fecha de vencimiento
• Condiciones de impago
• número de factura

Centralizar datos y procesos

La mejor manera de optimizar tu facturación es tener todo lo que necesitas en un solo lugar. Esto incluye tu plantilla de facturación, detalles de contacto de clientes, contratos, propuestas y más. 

De esta manera, tendrás todo lo que necesitas para tus procesos de facturación en un solo lugar de fácil acceso. 

La mayoría de las soluciones de software de facturación están basadas en la nube, por lo que puedes usarlas fácilmente sin instalar ningún software. Ya sea que estés tomando un cóctel en la playa o tomando un café en tu cafetería favorita, siempre puedes acceder, monitorear y enviar sus facturas directamente desde tu ordenador portátil o dispositivo móvil.

Por supuesto, hay una variedad de soluciones de software para elegir hoy en día. Un buen sitio para comenzar es revisar el mejor software de facturación para autónomos en 2022. El más popular no siempre será la mejor opción para ti y tu negocio, pero es un buen punto de partida para reducir tus opciones.

Complementa tus herramientas de freelancer con el conocimiento adecuado

Invertir en el software de facturación adecuado puede llevarte lejos con tu trabajo independiente. Sin embargo, no resuelve necesariamente todos tus problemas financieros y contables. En tales casos, considera consultar a un experto en asuntos más complicados. Busca personas con experiencia en finanzas y contabilidad. Determina la diferencia entre un título en finanzas y un título en contabilidad para ayudarte a decidir qué tipo de ayuda está buscando.

Afortunadamente, puedes tener lo mejor de ambos mundos con Xolo. Es más que un simple software de  facturación para autónomos. Es una plataforma todo en uno donde también puedes administrar tus gastos y contabilidad. Yo llevo utilizando esta herramienta desde el principio y siempre me he sentido muy apoyada por los gestores que hay detrás. Además, si te das de alta a través de este link, tendrás 1 mes gratis. 🙌🏼